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Politique de confidentialité

Politique en matière de protection des renseignements personnels

Introduction

Cogeco Peer 1 (« Cogeco Peer 1 ») offre à sa clientèle commerciale une gamme de services de technologies de l’information (transfert de données, colocation, services d’informatique en nuage, services de TI gérés et hébergement géré), des centres de données et des points de présence en Amérique du Nord et en Europe.

Chez Cogeco Peer 1, nous comprenons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons mis en place des processus administratifs et des mécanismes de sécurité pour protéger vos renseignements personnels et toutes les données que vous traitez dans le cadre de l’utilisation de nos services; la protection de vos renseignements personnels est au cœur de notre mode d’exploitation.

Cogeco Peer 1 est déterminée à faire preuve de transparence envers ses clients en ce qui a trait à la façon dont elle traite leurs renseignements personnels et leurs données. La présente politique énonce les normes, les responsabilités et les obligations de Cogeco Peer 1 en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels qui lui sont fournis. Elle vise à établir des méthodes de gestion des renseignements personnels responsables et transparentes et à satisfaire aux exigences prévues par les règles établies en vertu des lois et des normes applicables en matière de protection des renseignements personnels dans les territoires où nous exerçons nos activités.

Application et portée

La présente politique s’applique aux renseignements personnels (au sens donné à ce terme à la rubrique « Définition du terme « renseignements personnels » » ci-après) que Cogeco Peer 1 recueille ou génère. Les personnes au sujet desquelles Cogeco Peer1 recueille des renseignements personnels sont protégées par les droits et les mécanismes de sécurité qui sont prévus par la présente politique. Chaque fois que vous traitez avec Cogeco Peer 1 ou entrez en contact avec nous de quelque manière que ce soit, vous êtes protégé par les droits et les mécanismes de sécurité décrits dans la présente politique et, dans la mesure permise par les lois applicables, vous convenez de ses modalités.

Afin de nous assurer de remplir notre engagement en matière de transparence, nous fournirons en temps et lieu, dans des avis et des politiques bien en vue, de plus amples renseignements sur la manière dont les renseignements personnels sont recueillis et utilisés, afin de vous permettre de faire un choix éclairé quant à l’opportunité de fournir vos renseignements personnels à Cogeco Peer 1 ou non ou de traiter avec nous ou non. Par exemple, Cogeco Peer 1 a adopté une politique en matière de protection des renseignements personnels et d’utilisation de témoins

qui donne des renseignements plus précis sur les pratiques de gestion des renseignements personnels de Cogeco Peer 1 qui se rapportent à son site Web.

Cogeco Peer 1 se conforme également aux principes énoncés dans l’engagement en matière de protection des renseignements personnels, qui énonce les principes essentiels constituant l’engagement du groupe Cogeco en matière de protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels que nos clients traitent dans le cadre de l’utilisation de nos services ne sont pas régis par la présente politique (ces renseignements sont plutôt régis par les politiques en matière de protection des renseignements personnels des clients en question), bien que nous prenions les moyens nécessaires pour les protéger grâce aux systèmes de sécurité que nous avons installés et aux mesures de contrôle que nous avons adoptées.

Définition du terme « renseignements personnels »

Le terme « renseignements personnels » désigne « tous les renseignements au sujet d’une personne identifiable », ce qui peut comprendre, par exemple, les adresses électroniques que vous nous avez fournies, les coordonnées que vous nous avez communiquées dans le cadre de l’ouverture d’un compte ou tous les autres renseignements que vous nous avez donnés pour pouvoir utiliser nos services ou vous renseigner à leur sujet. Nous pouvons également recueillir et conserver certains renseignements à votre sujet lorsque nous traitons avec vous, tels que votre historique de facturation, vos adresses IP d’abonnés et d’utilisateurs, vos identificateurs d’utilisateurs et d’autres métadonnées. Les renseignements personnels qui sont regroupés et ne peuvent être associés à une personne identifiable ne sont pas considérés comme faisant partie de vos renseignements personnels.

Collecte et utilisation de renseignements personnels

Nous recueillons la plupart des renseignements vous concernant directement auprès de vous, avec votre consentement, aux fins énoncées ci-après. Nous pouvons en outre obtenir des renseignements personnels à votre sujet auprès de tiers, avec votre consentement. Par exemple, aux fins de l’évaluation de votre solvabilité, il se peut que nous devions recourir à une agence d’évaluation indépendante.

Sauf si la loi l’exige ou l’autorise, Cogeco Peer 1 ne recueille pas ni n’utilise de renseignements personnels à d’autres ou à de nouvelles fins sans avoir obtenu votre consentement à ces fins.

De manière générale, Cogeco Peer1 recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

Coordonnées : Nous recueillons des renseignements personnels pour établir, entretenir et préserver nos relations d’affaires avec nos clients et les autres personnes avec lesquelles nous traitons. Habituellement, nous recueillons votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone et votre adresse électronique ainsi que d’autres renseignements sur votre compte et vos paiements, y compris des renseignements sur la façon dont vous utilisez nos produits et nos services, afin de créer, d’établir et d’administrer votre compte, de vous fournir des services et de répondre à vos demandes de renseignements. Nous utilisons également des renseignements personnels pour établir ou vérifier la solvabilité des personnes qui utilisent, ou ont l’intention d’utiliser, l’un ou plusieurs de nos produits ou services.

Sécurité et exactitude : Nous utilisons des renseignements personnels pour vérifier l’identité de nos clients, assurer la sécurité de nos services, protéger les renseignements personnels des clients qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou d’une autre manière et nous assurer que nos registres sont exacts afin de protéger nos clients ainsi que nous-mêmes contre les erreurs et la fraude.

Gestion et qualité : Nous recueillons des renseignements personnels pour offrir la formation nécessaire et assurer la qualité à l’interne et pour gérer nos activités et nous assurer que nos systèmes et nos réseaux sont efficaces, fiables et sûrs. Nous utilisons aussi des renseignements personnels pour nous conformer aux obligations prévues par les lois et les règlements et nous assurer d’être en mesure de remplir les exigences contractuelles relatives aux produits et aux services que nous fournissons à nos clients.

Service à la clientèle : À l’occasion, nous pouvons également utiliser des renseignements personnels pour effectuer des sondages sur la qualité de nos produits, de nos services ou de notre service à la clientèle, proposer ou recommander à nos clients des produits et des services supplémentaires dont nous estimons qu’ils pourraient les intéresser, personnaliser notre offre de produits et services et comprendre et évaluer les intérêts, les attentes et les besoins changeants de nos clients dans le but d’améliorer nos produits et nos services et d’en lancer de nouveaux.

Ressources humaines : Si vous avez fait une demande d’emploi auprès de Cogeco Peer 1, les renseignements personnels que vous y avez inscrits seront utilisés à des fins de recrutement et à d’autres fins de gestion des ressources humaines usuelles. Par exemple, nous pourrions vous faire part de nouvelles possibilités d’emploi au sein de Cogeco Peer 1 ainsi que d’autres ressources en matière de perfectionnement professionnel.

Votre consentement

Cogeco Peer 1 demande aux personnes visées de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels par différents moyens : verbalement ou par écrit, ycompris au moyen de conventions, de formulaires ou d’autres communications imprimées ou électroniques. En général, en vous abonnant à nos services, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels de la manière énoncée dans la présente politique.

Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne visée, par exemple comme suit :

• il est manifestement dans son intérêt de le faire et il n’est pas possible d’obtenir son consentement dans les délais requis, comme dans une situation d’urgence où sa vie, sa santé ou sa sécurité sont en danger ou, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou des raisons de sécurité, il n’est pas possible ou pratique d’obtenir son consentement;

• les renseignements sont recueillis, utilisés ou partagés en vue de détecter ou de prévenir la violation d’une convention, une fraude ou une autre activité illégale, ou d’y remédier, et l’obtention du consentement irait à l’encontre du but visé;

  • dans le cadre du recouvrement d’une créance;
  • cela est nécessaire pour se conformer à une assignation à témoigner, à un mandat ou à une autre ordonnance rendue par un tribunal ou cela est permis ou exigé d’une autre manière par la loi ou un organisme de réglementation compétent.

 

Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer le consentement que vous nous avez donné afin que nous puissions recueillir et utiliser vos renseignements personnels à quelque moment que ce soit sur remise d’un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles applicables. Sans un tel consentement, Cogeco Peer 1 pourrait limiter les services ou les produits qu’elle vous fournit. Vous pouvez également retirer votre consentement comme suit :

  • Courrier électronique – Vous pouvez toujours limiter les communications que Cogeco Peer 1 vous envoie. Pour ne plus recevoir les messages électroniques commerciaux, veuillez tout simplement cliquer sur le lien « se désabonner » ou « désactiver » à la fin des communications électroniques commerciales que nous vous envoyons. Veuillez noter que même si vous désactivez l’option de réception des offres promotionnelles, nous pourrions tout de même devoir communiquer avec vous pour vous transmettre des renseignements importants sur votre compte. Pour obtenir des renseignements sur vos choix ou de l’aide aux fins de la désactivation, veuillez vous reporter à notre engagement anti-pourriel.
  • Publipostage, télémarketing et communications relatives au contrôle de la qualité – Vous pouvez décider que vous préféreriez que Cogeco Peer1 n’utilise pas vos renseignements personnels pour faire auprès de vous la promotion de nouveaux produits ou services ou de produits et services supplémentaires qui pourraient vous intéresser et refuser qu’elle communique avec vous par la poste ou par téléphone à des fins de marketing ou de contrôle de la qualité. Le cas échéant, vous pouvez nous en informer en communiquant avec le service à la clientèle ou en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique Pour nous joindre ci-après.

 

Partage de renseignements personnels avec des tiers

Cogeco Peer 1 peut mettre vos renseignements personnels à la disposition de tiers ou de fournisseurs de services pour remplir les fins énoncées dans la présente politique. Cogeco Peer 1 NE vend PAS NI NE loue vos renseignements personnels à quelque tiers que ce soit NI NE les échange avec quelque tiers que ce soit. Cogeco Peer 1 donnera accès aux renseignements personnels de ses clients strictement à ses employés ou aux tiers entrepreneurs de confiance qui en ont besoin pour des raisons d’affaires ou dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions, dans des limites raisonnables.

Nous pouvons avoir recours à des fournisseurs de services, y compris des membres de notre groupe, dans le cadre de la prestation de nos services, par exemple le recouvrement de comptes clients, la vérification de la solvabilité des clients et l’installation de services. Nous leur fournissons strictement les renseignements dont ils ont besoin pour fournir les services requis et il leur est interdit d’utiliser les renseignements à des fins autres que la prestation des services

que nous leur avons demandé de fournir, ainsi que de communiquer ces renseignements à des tiers.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à un tiers dans le cadre de la vente ou du transfert d’une entreprise ou d’éléments d’actif, d’une fusion, d’une restructuration ou d’un financement de certaines parties de notre entreprise. Toutefois, si l’opération est réalisée, vos renseignements personnels seront protégés par les lois sur la protection des renseignements personnels applicables. Si l’opération n’est pas réalisée, nous exigerons que l’autre partie s’engage à ne pas utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, de quelque manière que ce soit, et à les supprimer dans leur intégralité.

Nous pouvons également communiquer des renseignements à nos comptables, à nos auditeurs, à nos mandataires et à nos avocats dans le cadre de l’exercice ou de la protection des droits que la loi nous reconnaît.

 

Transfert interfrontalier de renseignements personnels

Dans certains cas, les renseignements personnels que nous gérons peuvent être transférés, traités et stockés à l’extérieur du territoire où ils ont été recueillis et, par conséquent, les autorités gouvernementales de ces territoires pourraient les obtenir aux termes d’ordonnances rendues dans ces territoires et en vertu des lois qui s’y appliquent. Cogeco Peer 1 s’efforce de protéger les renseignements personnels qu’elle communique à des tiers en exigeant que ceux-ci signent une entente contractuelle dans laquelle ils s’engagent à mettre en œuvre des processus et des mécanismes de protection de la confidentialité et de sécurité qui soient au moins équivalents à ceux qu’elle emploie elle-même.

 

Divulgation de renseignements personnels selon ce que la loi permet ou exige

Cogeco Peer 1 pourrait être obligée de divulguer des renseignements personnels pour se conformer à une loi, à un règlement, à une ordonnance rendue par un tribunal, à une assignation à témoigner, à une mise en demeure valide ou à un mandat de perquisition ainsi que dans le cadre d’une enquête effectuée par le gouvernement ou de toute autre demande de renseignements légalement valable. Dans de telles circonstances, Cogeco Peer 1 protège les intérêts de ses clients en faisant des efforts raisonnables pour s’assurer que les ordonnances ou les mises en demeure soient conformes aux lois en vertu desquelles elles ont été rendues ou faites et qu’elle divulgue strictement les renseignements personnels que la loi l’oblige à divulguer. Cogeco Peer 1 ne répond pas volontairement aux demandes de renseignements personnels des organismes gouvernementaux ou d’application de la loi qui ne répondent pas à ces critères.

Nous nous réservons également le droit de signaler aux organismes d’application de la loi les activités dont nous estimons, de bonne foi, qu’elles sont illégales ou de communiquer des renseignements aux organismes d’application de la loi et aux fournisseurs de services d’urgence en cas d’urgence ou si la loi l’exige ou le permet. Nous pouvons aussi communiquer certains renseignements personnels lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire que cela est raisonnablement nécessaire pour protéger les droits, les biens et la sécurité d’autres personnes et de Cogeco, conformément à la loi ou selon ce que la loi autorise.

 

Sécurité des renseignements personnels

Nous avons recours à des mécanismes de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé. Cogeco Peer1 a adopté des mécanismes de sécurité qui comprennent des moyens de contrôle administratifs, techniques et matériels conçus en vue de protéger vos renseignements personnels.

Conservation des renseignements

Nous ne conservons les renseignements personnels que tant et aussi longtemps que nous en avons besoin aux fins auxquelles nous les avons recueillis et à l’égard desquelles nous avons obtenu votre consentement, sauf exigence contraire de la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins établies sont détruits, supprimés ou anonymisés. Cogeco Peer 1 a élaboré et mis en œuvre des principes de conservation détaillés et elle s’assure que les renseignements personnels soient détruits par des moyens qui empêchent l’accès non autorisé.

Accès et correction

Cogeco Peer 1 respecte votre droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les corriger. En outre, Cogeco Peer 1 se conforme à toutes les lois qui régissent l’accès aux renseignements et la correction de ceux-ci. Pour obtenir de l’aide aux fins de la mise à jour de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées qui figurent à la rubrique Pour nous joindre ci-dessous.

 

Bouclier de Protection

Les entités situées aux États-Unis de Cogeco Peer 1 participent au bouclier de protection UE-États-Unis. Nous adhérons donc aux principes du bouclier de protection et les respectons; plus de détails à propos du bouclier se retrouvent au https://www.privacyshield.gov (site Web du bouclier de protection). Le Department of Commerce énumère les participants du bouclier de protection sur le site Web susmentionné. Notre participation au bouclier de protection s’applique à toutes les données personnelles soumises à notre politique de protection en matière de renseignements personnels, qui se retrouve ci-dessous, et qui est reçue de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Nous serons tenus responsables, en vertu des principes du bouclier de protection, si les représentants tiers que nous engageons pour traiter ces données personnelles en notre nom le font d’une manière non conforme aux principes du bouclier de protection à moins qu’un tel traitement se produise sans aucune faute de notre part.
 
Toutes les plaintes liées aux principes du bouclier de protection peuvent nous être soumises, conformément à la section en anglais seulement de notre politique de protection en matière de renseignements personnels. Pour toutes les plaintes qui ne peuvent être résolues directement, Cogeco Peer 1 a choisi de coopérer avec les autorités chargées de la protection des données de l’UE (APD) et de se conformer aux renseignements et conseils qui lui sont fournis par un panel informel d’APD concernant ces plaintes non résolues (tel que décrit ci-dessous dans les principes du bouclier de protection). Veuillez communiquer avec nous pour être dirigé vers les APD pertinentes. De plus, nous effectuons des auto-évaluations périodiques pour vérifier notre conformité aux principes du bouclier de protection ainsi que l’exactitude et la mise en œuvre des dispositions de notre politique de protection en matière de renseignements personnels.
 
Une option d’arbitrage exécutoire sera également offerte pour répondre à toute plainte résiduelle non résolue par tout autre moyen. De plus amples renseignements à ce sujet se retrouvent sur le site Web susmentionné. Les activités américaines de Cogeco Peer 1 sont soumises aux compétences d’enquête et d’application de la loi de l’U.S. Federal Trade Commission (FTC).

Pour nous joindre

Veuillez soumettre vos questions, préoccupations ou plaintes relatives à la présente politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux renseignements personnels que Cogeco Peer 1 détient à votre sujet à la personne suivante :

Ross Woodham, Chef de la protection des renseignements personnels Cogeco Peer 1
413 Horner Ave, Toronto
ON M8W 4W3, Canada

Amérique du Nord: +164 7243 6314 Europe: +44 2380 926 337
Courriel : privacy@cogecopeer1.com

 

Modification de la politique en matière de protection des renseignements personnels

Cogeco Peer 1 revoit et actualise ses politiques et ses méthodes au besoin afin de s’assurer de se conformer en tout temps aux règles, règlements et normes applicables, de tenir compte des nouvelles technologies et de répondre aux préoccupations de ses clients. Notre politique en matière de protection des renseignements personnels est donc susceptible d’être modifiée. Le cas échéant, nous afficherons les modifications sur notre site Web et, si nous modifions la politique en profondeur, nous publierons un avis bien en vue à cet égard.

Nous vous recommandons d’examiner nos autres politiques qui abordent le même sujet ou un sujet similaire :

La présente politique en matière de protection des renseignements personnels a été mise à jour pour la dernière fois le 27 juillet 2016.

Veuillez noter que les versions française et anglaise de notre politique en matière de protection des renseignements personnels ont la même valeur sur le plan juridique.